Comment légaliser ses documents ?
Vous avez des documents à envoyer ou à recevoir d’un autre pays pour valider un accord ou des actes juridiques ? Il se trouve que les procédures sont fastidieuses, car vous avez besoin de légaliser vos documents. Ce principe permet à une autorité officielle d’authentifier un acte pour rendre véridiques les divers documents pour vos échanges et transactions. En d’autres termes, la légalisation vous permet d’utiliser un document à l’étranger en ayant la validation des entités publiques concernées.
Quel type de format pour votre légalisation ?
En France, les différentes manières d’authentification de documents doivent passer par des instances prédéfinies comme le Ministère des Affaires Étrangères, de l’Ambassade ou du Consulat de France du pays étranger. Les procédés d’authentification nécessitent une double légalisation de la part des deux pays. À l’heure actuelle, seul le format physique est considéré pour la légalisation française. Les formats électroniques pour recevoir l’e-légalisation ou l’e-apostille comme en Belgique ne sont pas encore utilisés.
Si vous avez un dossier électronique à faire légaliser, assurez-vous d’abord que votre document est identifié par un mécanisme électronique certifié avant de le transformer en format physique. Attention, il faut faire la différence entre le tampon numérique et la signature électronique lors de l’identification. Le tampon électronique donne juste les informations nécessaires pour identifier une structure ou une personne. La signature électronique quant à elle revêt une valeur juridique comme la signature manuscrite affirmant le consentement du signataire.
Légalisation, apostille ou dispense ?
Avant de vous précipiter pour faire authentifier votre document, il est d’abord conseillé de vérifier s’il est nécessaire de le légaliser ou si une apostille est suffisante. Dans quelques cas, vous n’aurez même pas besoin d’authentifier votre document. C’est en fonction du pays de destination de votre document que vous pourrez avoir votre réponse. La majeure partie des pays de L’Union européenne par exemple accepte les documents émis par les autorités publiques françaises sans que vous ayez besoin de les authentifier. Concernant les autres pays, il est de votre devoir de vous informer au mieux. Le site de diplomatie du gouvernement français est une source fiable pour faire votre recherche ou rapprochez-vous des ambassades concernées.
Légalisation de documents d’origine française destinés à l’étranger
Pour faire votre légalisation, il faut d’abord vous diriger vers les services adéquats en France. L’acte français se fait légaliser auprès du Ministère de l’Europe et des Affaires Étrangères. Le document doit être présenté en original (ou en copie certifiée conforme) au Bureau des légalisations de ce ministère. Il doit comporter une adresse complète en France ainsi que la signature originale de l’autorité publique française sans oublier votre nom et votre qualité en tant que signataire.
Toutefois, il faut noter que le bureau des légalisations n’est autorisé à légaliser que des signatures publiques. Cela signifie que pour certains types de documents, il faut d’abord certifier la signature du document par une autorité publique française. Dans le cas d’actes sous seing privé, il convient de vous adresser à la mairie, à un notaire ou à la chambre de commerce et d’industrie pour certifier votre document. Pour les résultats de laboratoires ou les certificats médicaux privés, adressez-vous auprès du Conseil National de l’Ordre des Médecins de Paris ou l’Ordre National des Pharmaciens pour votre certification.
Par ailleurs, si le document original est rédigé dans une autre langue étrangère, il faudra vous approcher d’un traducteur assermenté et recevoir une traduction en français avant de faire la légalisation. Quand votre document a été légalisé, il faut faire une surlégalisation auprès du consulat ou de la représentation diplomatique française du pays de destination du document. C’est ce qu’on entend par procédure de double légalisation.
Légalisation de documents d’origine étrangère destinés à la France
La double légalisation est également de mise pour les documents étrangers à destination de la France. La première légalisation se fait par l’autorité compétente de l’État émetteur de l’acte. Généralement, c’est le Ministère des Affaires Étrangères local qui s’en charge. Ensuite, la représentation diplomatique française, c’est-à-dire l’ambassade ou le consulat de France situé dans cet État, procède à la surlégalisation.
Dans le cas d’acte sous seing privé, il ne faut pas oublier de faire une certification de votre signature auprès de l’autorité publique du pays émetteur. Par ailleurs, il faut noter que pour les actes sous seing privé qui doivent être produits en France, le signataire doit être présent lors de la certification matérielle de la signature. C’est le cas des Français résidents légalement enregistrés à l’étranger ou représentant une entreprise ayant son siège social en France.
