Pourquoi et comment calculer les pénalités de retard ?

En cas de retard de paiement, vous avez le droit de réclamer des pénalités de retard à vos clients. Toutefois, les procédures de réclamation et le calcul du montant doivent se faire suivant les conditions prévues par la loi. Les explications pour tout comprendre !

Qu’est-ce qu’une pénalité de retard et qu’elles sont ses conséquences ?

Une pénalité de retard est une sanction que subit un acheteur lorsqu’il ne paie pas la somme due à la date prévue dans les conditions de vente. Elle s’applique dès que la date d’échéance est dépassée, ne serait-ce que d’un jour. Elle commence donc au premier jour de dépassement.

À cet égard, l’utilisation d’un logiciel de gestion de recouvrement est vivement conseillée. Il permet de suivre de près les états de vos factures, évitant ainsi les erreurs dans le calcul des pénalités de retard.

Pourquoi appliquer des pénalités de retard ?

La raison d’être de ces pénalités de retard est d’inciter vos clients à respecter les délais de paiement. D’autant plus qu’un retard de paiement peut impacter votre trésorerie. Un paiement à temps évite donc les incohérences dans vos états financiers, ainsi qu’un litige avec les clients. Par peur des pénalités, ceux-ci feront l’effort de régler leur facture en temps et en heure.

Ces pénalités servent par ailleurs de compensation pour le coût du retard et ses conséquences sur votre entreprise. Bien qu’elles soient dues de plein droit, vous avez le choix de les réclamer ou non.

Les conditions de réclamation et de paiement des pénalités de retard

Avant de réclamer ces pénalités de retard, vérifiez que vous avez établi la facture suivant les règles de facturation. En premier lieu, assurez-vous d’avoir inclus le taux des pénalités de retard dans votre facture et dans les conditions générales de vente.

Outre le taux d’intérêt pour le retard, toutes les conditions de paiement doivent également figurer dans la facture, le taux d’escompte pour un paiement anticipé, la date d’échéance, et les indemnités forfaitaires de 40€ si la facture s’adresse à un professionnel (BtoB). La mention de ces informations dans la facture est obligatoire pour bénéficier de vos droits, en l’occurrence le droit de relance et celui de pouvoir imposer les pénalités.

Mode de calcul des pénalités de retard

En règle générale, le taux d’intérêt pour un retard est fixé suivant le taux de refinancement établi par la BCE (Banque centrale européenne), auquel on ajoute une majoration de 10 points. Soit, pour un taux de refinancement de 0,05%, le taux d’intérêt est de 10,05% (0,05 + 10).

Néanmoins, les entreprises ont le droit de fixer elles-mêmes leur propre taux d’intérêt, inférieur ou supérieur au taux BCE appliqué. Il ne doit cependant pas être inférieur à 3 fois le taux BCE. Dans le cas précédent, le taux le plus bas est donc de 0,15%. Sachant qu’un taux trop faible sera moins dissuasif pour vos clients. Un taux élevé, même supérieur à celui de la BCE a donc plus d’efficacité. D’autant qu’aucune règle ne prévoit le taux le plus élevé à respecter.

Il faut ensuite calculer le montant de la pénalité à partir du montant TTC de la facture (HT pour les entreprises qui ne sont pas assujetties à une TVA). Le décompte des jours de retard commence au premier jour du dépassement et prend fin le jour de l’envoi du règlement.

Soit, pénalités de retard = [(Montant TTC ou HT X Taux de pénalités)/365] X Nombres de jours de retard

À titre d’exemple, pour un client dont la facture s’élève à 500€ et qui a eu un retard de paiement de 25 jours, avec un taux d’intérêt de 10,05%, le montant des pénalités est de : [(500€ X 10,05%)/365] X 25. Soit, 3,44€.

S’il s’agit d’un professionnel, à cette somme s’ajoute l’indemnité forfaitaire de 40€, pour donner une pénalité de 43,44€.

Pénalités de retard et indemnité forfaitaire de recouvrement, deux notions différentes

Bien que tous deux désignent une compensation pour un retard de paiement, pénalités de retard et indemnités forfaitaires renvoient à deux obligations différentes à l’égard du client débiteur.

L’indemnité forfaitaire s’applique uniquement en BtoB. Elle est fixée à 40€, et doit également figurer dans les factures et les conditions générales de vente.

Quant aux pénalités de retard, elles sont valables aussi bien en BtoB qu’en BtoC. Pour le premier, elles sont dues de plein droit. Pour le second, elles restent optionnelles. Il faut une mise en demeure pour qu’elles soient dues.