Les étapes clés pour créer un diagramme de Gantt
Les chefs de projet utilisent un outil de gestion de projet efficace pour mener à bien un projet. Parmi ces approches qui sont les plus performantes, le diagramme de Gantt fait beaucoup d’adeptes. Jugé simple et efficace, le diagramme de Gantt a fait ses preuves dans les projets plutôt complexes et d’une certaine envergure. Le diagramme de Gantt est un outil visuel qui propose une perception de l’ensemble du projet. Pour le créer, il faut passer par quelques étapes qui doivent être suivies selon leur ordre.
Qu’est-ce que le diagramme de Gantt ?
Créé par Henry Gantt en 1910, le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet qui permet aux chefs de projet de mieux planifier le projet et de manager une équipe. Il s’agit d’une représentation graphique des tâches du projet pour pouvoir suivre en temps réel la progression du projet.
Le diagramme de Gantt est aussi un outil de communication que toute l’équipe consulte au fur et à mesure pour être informée de l’avancement du projet. C’est un outil à utiliser en simultané avec un planning ou un rétroplanning pour garantir la réussite du projet. C’est aussi une technique efficace pour faire face à des éventualités en anticipant les retards afin de maintenir l’échéance.
Quelle est la démarche pour créer un diagramme de Gantt ?
Pour être sûr de concevoir un diagramme de Gantt dans les règles, il faut passer par plusieurs étapes pour assurer un bon suivi du projet.
Vérifier tous les détails du projet
La première étape du diagramme de Gantt est de spécifier le projet en recensant tous les détails. Il est important de connaître l’objectif du projet pour orienter le cheminement. Cette étape sert alors à :
- Établir ensemble, avec toute l’équipe, le cahier des charges
- Concevoir une structure WBS (Word Breakdown Structure) ou OTP (organigramme des tâches du projet)
Il s’agit alors d’un plan détaillé du projet pour pouvoir démarrer son lancement.
Définir les tâches
C’est l’étape pour faire la liste de tâches. Cette partie utilise la technique de décomposition. On répertorie les tâches suivant un ordre de priorité, des tâches qui vont jalonner le projet. Cette étape permet de déchiffrer les tâches et de les attribuer à des responsables qui doivent remplir chacun leur mission.
La technique de WBS garantira cette opération plus précise. Le projet est “découpé” pour être mesurable. Le support WBS peut prendre la forme :
- D’un organigramme
- D’un mind map
- D’une liste
- D’un plan.
Séquencer les tâches
Les tâches sont maintenant définies, il faut les mettre dans l’ordre logique et pratique. Les tâches, à part celle du début et de la fin du projet, peuvent être liées entre elles. Une tâche est reliée avec la tâche d’avant et celle d’après. Pour cette étape, il y a 4 liaisons qui peuvent se faire :
- Fin à début : la tâche ne peut se faire que si la tâche précédente n’est finie
- Début à début : la tâche ne peut être entamée avant que la tâche précédente ne commence
- Début à fin : la tâche ne peut s’achever avant que la tâche précédente ne commence
- Fin à fin : la tâche ne peut s’achever avant que la tâche précédente ne soit terminée.
Estimer les durées
L’estimation de la durée des tâches est une étape incontournable. Il faut s’assurer que les tâches soient réalisables à une certaine durée pour garantir la livraison. La durée de chaque tâche doit être la plus précise possible, ainsi, les unités “heure, jour, semaine” doivent être explicitement inscrites sur le diagramme.
La date du début et la date de fin de chaque tâche doivent être bien déterminées.
Recenser les ressources
Pour réaliser chaque tâche, les moyens doivent être parfaitement déterminés. Il s’agit des ressources matérielles, financières et humaines qui vont contribuer à la réalisation de la tâche. Le recensement des ressources peut utiliser différentes techniques, en l’occurrence la méthode paramétrique, analogique, en trois points ou ascendante. Il est important de créer un calendrier des ressources pour garantir l’achèvement des tâches.
Établir un planning
Cette dernière étape donne accès à l’organisation du diagramme de Gantt en remplissant toutes les informations dans le graphique avec un outil de gestion de projet, Ce planning doit être parfaitement détaillé en précisant la date de début du projet qui doit correspondre au début de la première tâche. Il faut aussi préciser la date de fin du projet qui est assimilé à la date de livraison. Il est à noter que le planning doit refléter la clarté et doit être complet et réaliste.
