Pourquoi adopter une solution ged ?
Le classement de documents papier demande du temps et un espace de stockage. Grâce au logiciel GED, les entreprises ont réussi à digitaliser et numériser toutes leurs informations. La recherche de données devient ainsi plus rapide et efficace. Au vu de ses avantages, pourquoi ne pas rendre obligatoire l’adoption d’une solution GED à toutes les entreprises et collectivités nationales ? Autrement, le choix d’intégration de la solution GED n’est-il pas salutaire pour tous ?
La mise en place des prérequis du GED
La Gestion Électronique de Documents (GED) favorise l’efficacité des entreprises. En adoptant la solution Alfresco GED par exemple, l’accès à l’information devient fluide et le travail collaboratif se simplifie. Toutefois, un effort méthodologique et technique préalable est nécessaire pour la mise en place d’une solution GED.
Tous les documents papier doivent être d’abord numérisés afin de les intégrer facilement à la solution GED. Pour une recherche rapide, chaque fichier doit comporter diverses informations (titre, auteur, date de création, type de fichier, etc.). Les fichiers numérisés doivent être stockés et archivés sur un support sécurisé et qui facilitera une diffusion ultrarapide lors de l’intégration de la solution GED.
Les bénéfices de la solution GED
Cette organisation préalable est la clef de multiples avantages pour les entreprises, collectivités et travailleurs lors de l’intégration de la solution GED. Entre autres, la solution, GED permet de gagner du temps et augmenter la productivité. En effet, les travailleurs gagnent plus de temps dans la recherche de documents et d’informations. Le logiciel GED réduit ce temps de recherche en simplifiant le travail et en rendant disponible l’accès facile et rapide à l’information. Le travailleur peut s’occuper à d’autres tâches, devenant plus productif et efficace.
Aussi, en choisissant une solution telle que celle proposée par Alfresco GED par exemple, vous faites des économies et vous réduisez les coûts financiers liés à la consommation papier et du carbone. Les entreprises en adoptant la solution GED réduisent les coûts de transport, stockage, logistique, d’achat de documents papier, encre et consommables absorbés par la numérisation.
Vous pourrez aussi centraliser, partager et sécuriser les informations. L’intégration de la solution GED permet aux entreprises et collectivités d’accéder facilement aux documents à tout temps et tout lieu.
Elles évitent à leurs travailleurs les pertes de dossiers physiques importants, de temps à trouver un fichier par un système d’archivage de données centralisé. Elles sécurisent leurs documents confidentiels par le partage numérique de leurs informations en interne, limitant les fuites.
La solution GED est un atout pour limiter l’accès aux informations sensibles, de consulter et modifier des documents numériques sans autorisation. Les informations sensibles sont ainsi mieux contrôlées. Par ailleurs, vous aurez une véritable mobilité.
En plus de la simplification des tâches des travailleurs, l’optimisation des clients, des fournisseurs et des prestataires de service, la solution GED permet un accès aux informations depuis son Smartphone, sa tablette ou son ordinateur portable. Les informations étant numérisées, tous les travailleurs y ont accès partout au sein ou en dehors de l’entreprise par des droits d’accès, en toute sécurité. La solution GED est un outil puissant pour intégrer tous les travailleurs au workflow de l’entreprise.
La solution GED, un outil indispensable
L’adoption de cette solution participe de la rentabilité, l’efficacité et performance des entreprises et des collectivités à l’ère de l’économie numérique. La simplicité et la facilité d’utilisation du logiciel GED motivent son adoption et son intégration comme solution de modernisation des PME et PMI. Cela reste un outil indispensable pour tous.
